Qué preguntar antes de pagar un software dental

Nosotros hacemos Kiroku, así que lo justo es decirlo de entrada. Este artículo igual está escrito para que le sirva aunque termine comprando otra cosa, y donde otro sistema responde mejor, lo vamos a decir.

La razón es simple: una clínica que elige mal cambia de sistema en dos años y esa migración duele. Nos conviene más que usted elija bien, aunque no sea con nosotros.

En una demo le van a mostrar lo bonito. Estas cinco preguntas son las que descubren lo demás.

1. ¿Puedo exportar mis datos si me voy?

Hágala primero. Si la respuesta incomoda, las otras cuatro importan menos.

Lo que quiere escuchar no es "sí, claro". Quiere escuchar qué, en qué formato y cuánto tarda:

• ¿Pacientes con todos sus campos, o solo nombre y teléfono?
• ¿La bitácora clínica completa, o un resumen?
• ¿Los odontogramas?
• ¿Las radiografías y fotografías, o solo los datos?
• ¿En un archivo que se pueda abrir, o en un PDF de 400 páginas?
• ¿Lo saca usted solo desde el sistema, o hay que pedirlo, esperar y pagar?

La señal de alarma es cuando la exportación existe pero es un servicio que se cotiza. Eso no es una función: es una cuota de salida.

Un sistema que le facilita irse es un sistema que confía en que no se va a ir.

2. ¿Qué pasa cuando corrijo una nota?

Esta es la pregunta que separa un expediente clínico de un documento de texto, y casi nadie la hace.

Pida esto en la demo: "escriba una nota, guárdela, y ahora cámbiela delante de mí."

Lo que debe pasar: la nota original se queda, la corrección aparece como una entrada nueva, con su fecha y con quién la hizo.

Lo que no debe pasar: el texto se reemplaza y no queda rastro de lo que decía antes.

Un registro que se puede editar hacia atrás no prueba lo que pasó: prueba lo que alguien escribió en algún momento. Esa diferencia es exactamente la que importa el día que hay un reclamo, y está normada acá.

3. ¿La factura electrónica viene incluida o es otro sistema?

En Costa Rica esta pregunta tiene trampa, y hay tres respuestas posibles:

Viene incluida de verdad. Usted cobra en el sistema y el comprobante sale firmado y validado, sin salir de ahí.

Viene "integrada" con un tercero. Funciona, pero son dos proveedores, dos facturas mensuales y, cuando algo falla, dos soportes que se señalan entre ellos.

No viene. Usted cobra en un lado y factura en otro, copiando montos a mano. Es donde más errores aparecen y donde el cierre del día se vuelve una hora.

Ninguna de las tres es mala en sí. Lo que no sirve es creer que tiene la primera y descubrir que tenía la tercera. Pregunte específicamente: ¿sube con la versión 4.4? ¿firma con mi llave criptográfica? ¿guarda el código CABYS junto a cada servicio?

4. ¿Cada cuánto hay respaldos y dónde quedan?

Dos preguntas en una, y la segunda es la que importa.

Sobre la frecuencia: diario es lo razonable. Semanal significa que, en el peor día, usted pierde una semana de trabajo.

Sobre el dónde: si el respaldo vive en el mismo lugar que el sistema, no es un respaldo. Es una copia que se pierde junto con el original.

Y la pregunta que nadie hace: ¿alguna vez lo restauraron? Un respaldo que nunca se probó es una suposición. Muchas empresas descubren que su respaldo no servía el día que lo necesitaron.

5. ¿Dónde viven los datos de mis pacientes?

Las opciones honestas son tres, y cada una tiene su lado bueno:

En su computadora, en la clínica. Usted controla todo. También es usted quien responde si se daña el disco, si entran a robar o si se va la luz con el sistema a medio guardar.

En una nube compartida con otras clínicas. Es lo más común. Funciona bien, cuesta menos. Pero una actualización mala o una caída afecta a todos a la vez, y usted no decide cuándo se actualiza.

En un servidor separado por clínica. Más caro de operar. A cambio, lo que le pase a otra clínica no le pasa a usted.

No hay una respuesta correcta para todos. Lo que sí hay es una respuesta incorrecta: que no se la sepan decir con claridad.

La prueba de los diez minutos

Si solo le alcanza el tiempo para una cosa en la demo, pida esto:

"Déjeme a mí agendar una cita, atenderla, escribir la nota, cobrarla y emitir el comprobante. Yo, no usted."

Diez minutos manejando el sistema le van a decir más que una hora de presentación. Fíjese en cuántos clics toma lo que va a hacer cien veces por semana, y en qué pasa cuando se equivoca y tiene que volver atrás.

Lo que no debería pesar tanto

Que se vea bonito. A los tres meses deja de importar.

La lista de funciones. Todos los sistemas tienen agenda, expediente y cobros. La lista no distingue nada; cómo funcionan las cinco cosas de arriba, sí.

El precio, solo. La diferencia entre dos sistemas al mes es chica comparada con lo que cuesta una migración mal hecha o un expediente que no sirve de prueba.

Si después de esto quiere ver cómo responde Kiroku a las cinco, con gusto se las contestamos una por una. Pero háganselas a todos, no solo a nosotros.